Việc tổ chức Đại hội CLB Họ Hồ thường niên đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển hoạt động của dòng họ. Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả cho sự kiện này, việc lập biên bản đại hội là vô cùng cần thiết.
Biên bản đại hội CLB họ Hồ
Vai Trò Của Biên Bản Đại Hội CLB Họ Hồ
Biên bản đại hội là văn bản ghi nhận chính thức những nội dung quan trọng diễn ra trong buổi họp, bao gồm:
- Thông tin chung: Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, khách mời,…
- Nội dung chương trình: Báo cáo hoạt động, phương hướng phát triển, đóng góp ý kiến,…
- Kết quả biểu quyết: Nghị quyết được thông qua, kế hoạch hành động cụ thể.
Hướng Dẫn Lập Biên Bản Đại Hội CLB Họ Hồ
1. Chuẩn Bị Trước Đại Hội
- Thành lập Ban Thư ký: Chọn 2-3 thành viên có khả năng ghi chép nhanh chóng và chính xác.
- Chuẩn bị dụng cụ: Giấy bút, máy ghi âm, máy tính xách tay, máy chiếu,…
- Dự thảo biên bản: Dựa trên chương trình dự kiến, soạn thảo trước nội dung cơ bản của biên bản.
2. Ghi Chép Trong Quá Trình Diễn Ra Đại Hội
- Ghi chép đầy đủ: Thông tin chung, nội dung phát biểu, ý kiến thảo luận, kết quả biểu quyết.
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác: Ngắn gọn, dễ hiểu, tránh viết tắt, sử dụng từ ngữ chuyên ngành.
- Phân biệt rõ ràng: Ý kiến cá nhân và ý kiến chung của tập thể.
3. Hoàn Thiện Biên Bản Sau Đại Hội
- Kiểm tra lại nội dung: So sánh với bản ghi âm, bản thảo, đảm bảo chính xác, đầy đủ.
- Chỉnh sửa lỗi chính tả, ngữ pháp: Đảm bảo văn bản rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu.
- Trình ký: Ban Thư ký, Chủ tịch, Thư ký CLB ký xác nhận nội dung biên bản.
Mẫu Biên Bản Đại Hội CLB Họ Hồ
BIÊN BẢN ĐẠI HỘI CLB HỌ HỒ LẦN THỨ [Số thứ tự] NĂM [Năm]
Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
Địa điểm: …
Thành phần tham dự:
- Đại diện chi họ: … (ghi rõ số lượng)
- Thành viên CLB: … (ghi rõ số lượng)
- Khách mời: … (ghi rõ họ tên, chức vụ)
I. Nội Dung
1. Khai mạc:
- …
2. Báo cáo hoạt động: - …
3. Phương hướng hoạt động: - …
4. Thảo luận: - …
5. Biểu quyết: - …
II. Kết Luận
- …
Thư ký Chủ tịch
FAQ
1. Ai chịu trách nhiệm lưu trữ biên bản đại hội?
Thường thì Thư ký CLB sẽ là người lưu trữ bản chính và gửi bản sao cho các chi họ, thành viên.
2. Có cần thiết phải công khai biên bản đại hội cho tất cả mọi người?
Tùy thuộc vào quy định của CLB, nhưng nên công khai cho các thành viên để đảm bảo tính minh bạch.
3. Làm thế nào để đóng góp ý kiến cho biên bản đại hội?
Thành viên có thể phát biểu trực tiếp tại đại hội hoặc gửi ý kiến bằng văn bản cho Ban Thư ký.
Tìm hiểu thêm
Liên hệ
Số Điện Thoại: 0965639112
Email: [email protected]
Địa chỉ: Lô 57 – KCN, Cái Lân, Giếng Đáy, Hạ Long, Quảng Ninh, Việt Nam.